Pour convoquer les membres lors d’une Assemblée Générale, certaines procédures sont exigées. Elles dépendent généralement, de la forme de la société. Attention ! La convocation doit contenir des informations précises. D’ailleurs, les formalités doivent être suivies à la lettre pour éviter la nullité de l’Assemblée, sauf dans des cas exceptionnels.
La procédure invoquée par la loi
Tous les actionnaires et associés d’une entreprise doivent assister à l’Assemblée Générale. Dans le cas où l’un d’entre eux ne peut se présenter, ils peuvent désigner une personne pour le représenter, mais avec une lettre de procuration légale. Il se peut que les commissaires aux comptes assistent aussi à l’AG.
La loi prévoit un délai minimum pour convoquer les actionnaires et les associés, en vue de se préparer avant l’AG. Mais cela peut se prolonger en fonction de l’utilité de l’AG. Le délai minimum est de 15 jours, à compter de la date prévue. En cas d’AG extraordinaire, cela peut varier en fonction de la gravité du cas.
Quant à l’envoi des convocations, celles-ci sont envoyées par lettre recommandée, pour les SARL, et pour les autres formes, le choix est libre.
La lettre de convocation proprement dite
La convocation doit contenir l’ordre du jour, quelle que soit la forme de la société. Mais selon le cas, elle peut contenir d’autres informations utiles durant l’AG. La loi stipule d’ailleurs que les questions à poser durant l’AG sont à inscrire dans la convocation afin que chacun soit en connaissance de cause avant de prendre toute décision.
Il est à noter que même si l’AG se déroule au même lieu, à chaque fois, il est impératif d’y inscrire l’endroit et l’heure exacte. Il est possible d’y joindre des annexes.
Le déroulement de la convocation
· Pour les SA : c’est le conseil d'administration qui dispose du droit de convoquer l'assemblée générale. Mais il se peut que dans d’autres situations, la place puisse être donnée au mandataire, aux commissaires aux comptes ou aux actionnaires majoritaires. La convocation doit faire l’objet d’une publication dans le journal. Deux convocations sont nécessaires, l’une avant 15 jours précédant l’Assemblée, et l’autre dans les 5 jours.
· Pour la Société Anonymes Simplifiée, il n’existe pas d’exigence pour son déroulement
· Pour la SARL et la SCA : la tâche de convoquer s’impose au gérant, dans un minimum de quinze jours précédant l’AG
· La Société en Nom Collectif et la Société en commandité Simple : normalement, la règlementation de la convocation est stipulée dans les statuts, dans le cas contraire, il appartient au gérant de prendre la décision.
