La gestion électronique de documents prend peu à peu le pas sur les méthodes traditionnelles de conservation et de gestion des documents. Vous pouvez découvrir ici les avantages de ce système, en matière d’archivage de documents administratifs. La tendance des entreprises à utiliser un outil de GED a débuté depuis quelques années. Selon les études de celge.fr, cette tendance se confirme encore pour cette nouvelle année 2018. Ces logiciels ont donc un bel avenir qui se dessine devant eux.
La GED : c’est quoi ?
La gestion électronique de documents est connue en anglais sous le sigle DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management). Quel que soit le nom qu’on lui donne, il s’agit tout simplement d’un programme informatique qui permet à son utilisateur d’archiver de façon automatique et de classer tous les documents de son entreprise ou organisation. Ce même logiciel dispose des fonctions qui lui permettent de rechercher et de faire ressortir quand on en a besoin, n’importe quel document préalablement archivé. Il s’agit donc d’un logiciel bien pratique que tous les chefs d’entreprise pourront utiliser même assis bien au chaud dans leur nid douillet.
Démocratisation aux entreprises des logiciels de gestion électronique de documents
Longtemps considéré comme un outil destiné aux plus grandes firmes internationales, la GED est aujourd’hui un outil qui est accessible à toutes les entreprises (PME, TPE, etc.) Avec les évolutions en matière de nouvelles technologies, les conditions de travail changent et la majorité des documents des entreprises est sous un format numérique. Dans ces conditions, la gestion électronique de documents offre de très grandes facilités de classification, d’archivage et de consultation de documents.
Il est aussi important de noter que les outils de GED aussi en format mobile. Si on était déjà capable de consulter les documents de l’entreprise à partir d’un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable, il est aujourd’hui possible de les consulter à partir de son téléphone ou de sa tablette.
En effet, grâce à la démocratisation de ce logiciel, il a été rendu possible la création d’applications adaptées à la plupart des systèmes d’exploitation pour téléphones et tablettes. Toute cette technologie permet aujourd’hui à tout le monde de se doter d’un logiciel d’archivage électronique très performant et ce, à des tarifs abordables.
Avantages de la GED
La gestion électronique de documents vous permet de jouir de nombreux avantages. Dans un premier, il vous fait entrer dans l’air du temps en vous proposant les dernières technologies pour gérer vos documents. Elle vous aide aussi sur plusieurs autres aspects.
Le gain de temps
Votre logiciel de GED vous permet d’avoir un accès beaucoup plus rapide à vos documents. Cela faisant, vous gagnez du temps et par ricochet vous devenez plus efficace et plus productif. Par ailleurs vous allez améliorer vos relations avec vos clients et collaborateurs si ces derniers reçoivent de votre part les documents dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.
La pérennisation de vos documents
En utilisant un archivage électronique de vos documents, vous entrez de moins en moins en contact avec la version papier du document en question. Vous réduisez alors très sensiblement le risque d’abimer vos documents originaux.
Le gain d’espace
Avec la gestion électronique de documents, vous n’aurez plus besoin de réserver un espace dans votre entreprise pour accueillir vos factures, lettres, devis etc.
Sécurité et confidentialité
La sécurité et la confidentialité de vos documents sont des points qui ne se négocient pas. Ne vous demandez donc plus comment protéger vos documents informatiques. En optant pour la gestion électronique de documents, vos documents seront sécurisés par un système de pointe. Son accès ne sera possible qu’à des personnes habilitées.
