Beaucoup d’entreprises recherchent les solutions efficaces pour empêcher réunionite. La réunionite nuit en effet au développement de leur cœur d’activités et les entreprises qui n’en n’ont pas encore conscience ralentissent leur croissance sans même le savoir. Mais qu’est-ce que la réunionite ? Est-ce que toutes les entreprises peuvent être concernées ? Quelles sont les solutions ?
Qu’est-ce que la réunionite ?
Inventé dans le domaine de la théorie des organisations et de la gestion des ressources humaines, le terme « réunionite » désigne le fait d’organiser trop de réunions au sein d’une entreprise. Ce n’est donc pas une bonne stratégie parce que le temps passé dans les salles de réunion empiète sur celui qui doit être consacré au travail effectif des uns et des autres.
OpinionWay a réalisé une étude sur cette question en avril 2017 et a sollicité plus de 1 000 salariés qui travaillent au sein d’entreprises de plus de 500 salariés, tous secteurs d’activité confondus. Il s’avère alors que les salariés passent en moyenne 4.5 heures par semaine en réunion (contre le double de ce temps pour les cadres) Ça fait plus de 3 semaines par an pour les salariés et plus de 6 semaines par an pour les cadres.
C’est du temps perdu dans de nombreux cas parce que 52% seulement de ces réunions sont estimées comme favorables au développement de l’entreprise. Leur inefficacité viendrait d’une mauvaise organisation comme l’absence d’ordre du jour bien défini ou l’inexistence d’un objectif précis. 26% des salariés ayant répondu aux questions du sondage estiment que leur présence n’est même pas utile. Ils n’ont toutefois pas la possibilité de ne pas y assister.
46% affirment quand même prendre note, mais l’impossibilité de s’absenter incite beaucoup de salariés (44%) à faire autre chose sur leur ordinateur ou sur leur smartphone :
- Gérer leur courrier électronique
- Travailler sur d’autres dossiers
- Surfer sur internet
Peut-on y remédier ?
Oui, on peut remédier à la réunionite. La première solution est de mettre en place un plan d’action efficace pour se réunir moins et travailler plus. Évidemment, travailler plus n’est intéressant qu’avec une méthode de travail rigoureuse d’où l’importance de miser surtout sur le plan d’action à mettre en pratique.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet est une autre solution efficace. Il existe actuellement du matériel informatique moderne permettant d’assurer directement des tâches plus utiles au lieu de se réunir. Et ces outils peuvent faire diverses tâches :
- Suivi du plan d’action des équipes
- Traçage des décisions
- Amélioration de l’efficacité des réunions
- Optimisation des échanges sans saturer les boîtes mails
- Développement de la transversalité des compétences
- Décentralisation de la gestion quotidienne
- Management
Le travail collaboratif est une autre solution à la réunionite. En effet, les réunions sont la plupart du temps une prérogative de la hiérarchie. Les chefs d’équipes ont tendance à les multiplier quand les résultats ne sont pas satisfaisants alors qu’elles ne permettent pas toujours d’atteindre réellement les objectifs. Le travail collaboratif casse justement cette structure hiérarchisée. Grâce à divers outils informatiques spécifiques, ce système de travail collaboratif booste la créativité et la productivité d’une équipe.
Évitez la réunionite dès le lancement de votre entreprise. Mettezalors en place un plan d’action spécifique et utilisez les outils nécessaires pour gérer vos réunions. Vos équipes seront ainsi plus performantes. Sachez aussi que la gestion des réunions n’est qu’une infime partie des stratégies à instaurer pour garantir un développement efficace et durable de votre activité. Entourez-vous de professionnels pour vous accompagner et abonnez-vous à des plateformes comme celle-ci qui sont spécialisées dans la vie d’entreprise.
