L’ordre du jour est une liste des sujets qui doivent être abordés, discutés, examinés pendant le jour de la réunion. La rédaction de l’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est faite par l’employeur et le secrétaire. Vous vous demandez peut-être pourquoi ? En fait, cela est prouvé par la loi écrite dans l’article L.2325-15 alinéa 1 du Code du travail « l’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est arrêté par l’employeur et le secrétaire ». Pourquoi et comment donc rédiger un ordre du jour ?
Pourquoi rédiger un ordre du jour ?
Un ordre du jour est une sorte de feuille de route à suivre pendant une réunion. Il est important de rédiger un ordre du jour, car c’est la base d’une réunion efficace. Il est aussi nécessaire de le faire si vous ne voulez pas que tout le monde se plaigne par votre réunion qui est en quelque sorte un rendez-vous. Ainsi, si vous voulez avoir une réunion productive, l’élément le plus important est la rédaction d’un ordre du jour efficace. En suivant cet ordre du jour qui est bien détaillé, la chance d’atteindre l’objectif de la réunion à temps augmente. À partir de cette feuille de route, les gens peuvent aussi savoir pourquoi ils sont invités à assister à la réunion.
Si on ne rédige pas un ordre de jour, c’est possible qu’une question qui n’est pas parmi le but de la réunion soit discutée. Dans ce cas, vous perdrez de temps en vain. On peut comparer un ordre du jour d’une réunion par une révision avant l’examen. Si vous ne révisez pas avant l’examen, le risque d’échec augmente. C’est pareil pour une réunion, si vous ne rédigez pas un bon ordre du jour, la réunion risque d’être une perte de temps. Si vous voulez savoir plus d’information sur l’importance d’un ordre du jour, vous pouvez voir sur 2325-15.
Rédaction d’un ordre du jour : définir l’objectif de la réunion et le but de chaque activité
La première étape à faire pour rédiger un ordre du jour d’une réunion de comité d’entreprise est de définir les objectifs clairs de la réunion. Il est important que ces objectifs soient clairs et réalisables. Après avoir défini l’objectif de la réunion et que vous ayez déjà une idée sur le sujet que vous souhaitez aborder, il est temps d’énumérer les questions que vous devez répondre pendant la réunion. Pour cela, il suffit de formuler les points de discussion sous forme d’une question ouverte. Il y a aussi d’autres ordres du jour qui listent simplement les sujets par une phrase courte.
Après avoir étudié l’objectif, maintenant, vous devez identifier le but de chaque activité que vous estimez à discuter pendant la réunion. Ces activités doivent être reliées à l’objectif principal de la réunion. Dans chaque activité, vous devez prévoir 3 étapes : partage de l’information, commentaire, prendre une décision. Vous devez aussi estimer le temps à consacrer pour chaque activité. Pour cela, il vous suffit de prendre des temps pour traiter les sujets que vous avez prévus.
Choisir les participants et identifier les personnes qui mèneront les discussions de chaque sujet
C’est en fonction de l’objectif de la réunion qu’on puisse choisir les participants. Pour cela, il faut choisir les personnes qui sont concernées par l’objectif de la réunion. En effet, c’est important que ces personnes invitées là doivent avoir un intérêt réel sur la réunion dans laquelle ils sont invités. Mais si ce n’est pas le cas, vous risquez d’être réuni avec des spectateurs, car, ils ne font rien. Et si vous voulez que les participants que vous estimez à inviter soient concentrés pendant la réunion, engagez-les dans la préparation. En effet, vous pouvez le demander pendant la préparation le sujet qu’il veut aborder selon votre thématique. Après, si vous avez fini de regrouper toutes les idées des participants, vous pouvez maintenant décider les éléments que vous allez inclure dans le document.
Dans certains cas, il est possible qu’une autre personne qui n’est pas le responsable de la réunion mène un débat sur un sujet. Pour cela, c’est mieux de l’identifier dans l’ordre du jour de la réunion sous la partie consacrée à leur sujet. Dans ce cas, les participants peuvent se préparer à leur prise de parole.
Faire une relecture avant de l’envoyer et envoyez-le au bon moment
La plupart des participants sont basées sur l’ordre du jour de la réunion. Pour cela, il est important de faire une bonne relecture avant de l’envoyer pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur. Envoyez-le au bon moment c’est à dire, essayez de le distribuer une semaine avant. En effet, tous les participants ont le temps de prendre connaissance et de préparer la réunion.
Pour conclure, l’ordre du jour est une liste de sujet à discuter pendant la réunion. D’après l’article L.2325-15, l’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est rédigé par l’employeur et le secrétaire. Il est important de le rédiger, car, c’est la base d’une réunion efficace. Ces trois points montrent l’importance de l’ordre du jour et les étapes à suivre pour le faire.
